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FAQ-Liste für Be­schäf­tig­te

Arbeitsortmodell

Für die Gruppe mit einem Doppelstatus Studierende/HiWis gilt in ihrem Status als Studierende genauso wie für alle anderen Studierenden, dass die Hochschule für studentische Angelegenheiten (bis hin zu Bearbeitung von Arbeiten auf studentischen Arbeitsplätzen!) geschlossen ist. Für ihren Status als Beschäftigte gelten - wie bei allen anderen Beschäftigten auch - die Möglichkeiten das Arbeitsortmodell zu nutzen, um anstehende Aufgaben von zu Hause aus abzuarbeiten, soweit dies möglich ist. Diese Gruppe der Studierenden ist ausschließlich dafür berechtigt, die Gebäude der Hochschule zu betreten, wenn es ihre Tätigkeit als HiWi, Tutor, Beschäftigte/r erfordert – so wie alle übrigen Beschäftigten, ProfessorInnen und AssistentInnen auch.

Die Hochschule Mainz ist eine familienfreundliche Hochschule. Dennoch ist es zum Schutz vor Infektionen aktuell nicht zulässig, Kinder stundenweise mit ins Büro zu nehmen.  Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrer vorgesetzten Person und vereinbaren Sie Tätigkeiten, die im Arbeitsortmodell durchgeführt werden können.

Grundsätzlich ist die Mitnahme von Dokumenten zu vermeiden und auf datenschutzkonforme Verfahren zurückzugreifen (Remotedesktop, Seafile für die Ablage von Scans nutzen etc.). 

Mit Dienstanweisung vom 18. März 2020 wurde jedoch die Mitnahme von Dokumenten (mit Ausnahme von Personalakten) vorläufig für möglich erklärt. Die Entscheidung obliegt der vorgesetzten Person. Details hierzu entnehmen Sie bitte der Dienstanweisung im Intranet.

Der Antrag ist an die/den Dienstvorgesetzten zu richten. Diese*r leitet den Antrag bewilligt an die Personalabteilung weiter.

Die Genehmigung des Arbeitsortmodells setzt voraus, dass die Tätigkeiten hierfür geeignet sind und eine datenschutzkonforme und IT-sichere Arbeitsmöglichkeit gegeben ist.
Daher ist dem Antrag neben dem begehrten Bewilligungszeitraum ein Überblick über die Tätigkeiten beizufügen, die im Arbeitsortmodell durchgeführt werden sollen.

Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis gilt auch für Tätigkeiten im Arbeitsortmodell. Sie haben demnach sicherzustellen, dass kein Zugriff auf Ihre (personenbezogenen) Daten erfolgen kann. Soweit Ihnen ein dienstliches Notebook zur Verfügung steht, ist dies zu nutzen. Für die Verwendung eines privaten Endgeräts müssen die nachfolgenden Bedingungen erfüllt sein:

  1. Keine Speicherung von Dateien auf dem privaten Endgerät
  2. Angemessener Passwortschutz nach aktuellen technischen Stand für das private Endgerät.
  3. Aktuelle Antivirensoftware

Die Tätigkeit im Arbeitsortmodell kann via Remote-Desktop-Verbindung erfolgen. Dies ermöglicht den Zugriff auf sämtliche Dienste, die auch am Arbeitsplatz bereitstehen. Für die technische Einrichtung hat das ZIK eine Handlungsanleitung bereitgestellt.

Grundsätzlich ist eine Rufumleitung zu aktivieren auf den Festnetzanschluss, von dem aus das Arbeitsortmodell genutzt werden soll. Steht Ihnen ein Festnetzanschluss nicht zur Verfügung, sprechen Sie dies mit dem/der Vorgesetzten ab. Eine Rufumleitung auf eine Mobilfunknummer ist aus Kostengründen unzulässig. Ist eine telefonische Erreichbarkeit zwingend zu gewährleisten, kann die/der Vorgesetzte diesbezüglich mit dem ZIK Kontakt aufnehmen, um technische Möglichkeiten zu erörtern.

Die Pflege Ihres Zeitjournals obliegt Ihnen. Für genehmigte Tage im Arbeitsortmodell ist ein Fehlgrundantrag zu stellen. Ihnen wird für jeden Tag 1/5 Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit gutgeschrieben, sofern keine andere Regelung besteht.

Wenn Sie dem Antrag stattgeben wollen, leiten Sie diesen bitte an die Personalabteilung mit dem bewilligten Zeitraum weiter.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Antragstellenden auch tatsächlich mit Aufgaben betraut werden, die im Arbeitsortmodell verrichtet werden können.

Wir empfehlen regelmäßige Rücksprache mit den Antragstellenden während des bewilligten Zeitraums, um den Stand der Tätigkeiten zu erörtern und Anpassungen vornehmen zu können.

Eine Genehmigung kann jederzeit widerrufen werden, wenn die Einhaltung der obigen Rahmenbedingungen nicht gewährleistet ist oder erkennbar wird, dass die Tätigkeiten des/der Antragstellenden vor Ort benötigt wird.

Dienstreisen und Exkursionen

Dienstreisen sind auf das absolut erforderliche Mindestmaß zu beschränken. Von einem generellen Dienstreiseverbot sieht die Hochschulleitung jedoch weiterhin ab. Unabwendbar erforderliche Inlandsdienstreisen können somit genehmigt und durchgeführt werden.
Hierbei sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Für den Fall eines Anstiegs der Infektionszahlen haben Bund und Länder einen gemeinsamen "Notfallmechanismus" beschlossen: Sollten in Landkreisen oder kreisfreien Städten kumulativ mehr als 50 Neuinfektionen pro 100.000 Einwohner innerhalb von sieben Tage auftreten, muss mit sofortigen regionalen Beschränkungen gerechnet werden. Diese Maßnahmen können dann zu der Einschätzung führen, dass von einer Dienstreise abgesehen werden sollte und ggf. genehmigte Dienstreisen nicht angetreten werden können. Zwischenzeitlich haben mehrere Bundesländer niedrigere Obergrenzen (< 50 Neuinfektionen) eingeführt.
  • Die Antragsteller sind deshalb verpflichtet, sich über die Entwicklung der Covid-19-Fallzahlen ihres Reisezieles und die dort konkret gültige Obergrenze zu informieren. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Betrachtung des Risikos ist der Tag der Dienstreise selbst, sodass es im Einzelfall auch zum Widerruf erteilter Dienstreisegenehmigungen kommen kann. Die Letztverantwortung für den Antritt oder Nichtantritt der Dienstreise trägt die/der Antragsteller*in.
  • Die Landesregierung Rheinland-Pfalz hat eine Quarantänepflicht für alle Einreisenden aus Risikogebieten im In- und Ausland beschlossen. Danach sind Personen, die aus einer Risikoregion im Inland oder Ausland nach Rheinland-Pfalz einreisen in der Regel verpflichtet, sich unverzüglich nach der Einreise in der eigenen Häuslichkeit oder einer anderen geeigneten Unterkunft in eine 14-tägige Quarantäne zu begeben. Während dieser Zeit darf die Hochschule nicht betreten werden. Soweit möglich ist das Arbeitsortmodell in Anspruch zu nehmen. (Ausnahmen von der Quarantänepflicht siehe hier.)
  • Ist für die Durchführung der Dienstreise die Benutzung des PKW genehmigt oder zugelassen, besteht für etwaige Mitfahrende die Pflicht, während der gemeinsamen Zeit im PKW eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen.
  • An den jeweiligen Aufenthaltsorten sind die dort maßgeblichen Corona-Verordnungen sowie die Hygienevorgaben der Veranstalter/Gastronomie etc. zu beachten. Entsprechendes gilt für die Nutzung von Verkehrsmitteln. Gegenwärtig besteht in allen Bundesländern bei der Nutzung von Verkehrsmitteln des öffentlichen Personennah- und Fernverkehrs die Pflicht eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen.

Erstellt am: 16.03.2020
Zuletzt aktualisiert am: 28.07.2020

Exkursionen im Inland sind entsprechend den Grundsätzen für Inlandsdienstreisen wieder möglich. Bitte beachten Sie auch die einschlägigen Regelungen im Intranet.

Planen Sie eine Exkursion ins Ausland, dann beachten Sie bitte ergänzend die Hinweise zu „Dienstreisen und Exkursionen ins Ausland“.

Außerdem wichtig: Siehe Hinweise zum Thema „Absagen und Stornierung“.

 

Erstellt am: 16.03.2020
Zuletzt aktualisiert am: 28.07.2020

Für Dienstreisen ins Ausland orientieret sich die Hochschule Mainz  grundsätzlich an etwaigen bestehenden Reisebeschränkungen des Auswärtigen Amtes sowie an der Ausweisung von Corona-Risikogebieten des Robert-Koch-Instituts. Sollten für das Zielland weder Reisebeschränkungen noch eine Ausweisung als Corona-Risikogebiet vorliegen, kann die Dienstreise genehmigt und durchgeführt werden.
Maßgeblicher Zeitpunkt für die Betrachtung des Risikos ist der Tag der Dienstreise selbst, sodass es im Einzelfall auch zum Widerruf erteilter Dienstreisegenehmigungen kommen kann. Die Letztverantwortung für den Antritt oder Nichtantritt der Dienstreise trägt die/der Antragsteller*in.

Dienstreisen und Exkursionen in Corona-Risikogebiete sind bis auf Weiteres nicht genehmigungsfähig.

Sollte während einer genehmigten Dienstreise der Aufenthaltsort zum Risikogebiet erklärt werden, finden die Regelungen der einschlägigen Corona-Bekämpfungsverordnung zur Quarantäne Anwendung. Zugleich gilt ein Hausverbot für 14 Tage nach Einreise nach Deutschland, unabhängig davon, ob die/der Dienstreisende Symptome aufweist. Die Vorgesetzten und die Dienstreisenden haben deshalb verantwortungsvoll zu prüfen, ob die Dienstreise zwingend notwendig ist. Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind vorrangig zu prüfen.

Antragstellende sind gehalten, gegenüber der Hochschulleitung darzulegen, dass die Durchführung der konkreten Dienstreise unabwendbar erforderlich ist und keine alternativen Kommunikationsmöglichkeiten bestehen.

Im Übrigen finden die Hinweise für Dienstreisen im Inland entsprechende Anwendung.

Beachten Sie bitte auch die Informationen im Intranet über eine ggf. erforderliche Entsendebescheinigung.

Exkursionen ins Ausland:
Bis auf Weiteres sind Exkursionen ins Ausland nur genehmigungsfähig, die im Hinblick auf den angestrebten Studienabschluss notwendig sind und soweit für das Zielland weder Reisebeschränkungen noch eine Ausweisung als Corona-Risikogebiet vorliegen. (vgl. Hinweise zu Dienstreisen ins Ausland und bezüglich Absagen und Stornierungen)

Dienstreisen und Exkursionen sollten so umsichtig geplant werden, dass ein Reiserücktritt jederzeit noch möglich ist und etwaige Stornierungskosten möglichst gering gehalten werden.

Für den Fall dass eine Dienstreise nicht ausgeführt werden kann weisen wir darauf hin, dass notwendige Nebenkosten und Auslagen für Reisevorbereitungen nach § 9 Abs. 2 Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet werden können, soweit die/der Dienstreisende die Nichtdurchführung nicht zu vertreten hat. Erstattungsfähig sind die nach dem LRKG berücksichtigungsfähigen Auslagen. Nicht Notwendig in diesem Zusammenhang sind Kosten, die durch die Geltendmachung von kostenfreien Stornierungsgebühren, Fahr- oder Fluggastrechten, Inanspruchnahme von Reiserücktrittsversicherungen o. ä. dem Reisenden entstehen.
Die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung können nicht abgerechnet werden.

Im Fall von Tickets für Beförderungsmittel sind etwaige Kulanzregelungen der Anbieter in Anspruch zu nehmen.

Die Deutsche Bahn hat zu dieser Frage Informationen für Bahn.Business-Kunden auf der Internetseite "Coronavirus: Umtausch & Stornierung" veröffentlicht.

Sofern über die Stornierungsmöglichkeiten der Bahn oder anderer Verkehrsdienstleister Reisegutscheine zur Verfügung gestellt wurden, ist zu beachten, dass die getätigten Auslagen nach § 9 Abs. 2 LRKG erstattet werden können, die Gutscheine aber für künftige Dienstreisen einzusetzen sind. Die private Nutzung dieser Reisegutscheine ist unzulässig. Die Bedingungen zum Einlösen der Reisegutscheine bspw. der Deutschen Bahn sind über folgenden Link ersichtlich: https://www.bahn.de/p/view/service/buchung/gutschein/stornogutschein.shtml

Stornierungskosten für Hotelbuchungen sind erstattungsfähig. Vorab ist zu prüfen, ob eine Stornierungsmöglichkeit besteht.

Die Kosten für Stornierungen und getätigte Ausgaben können insbesondere übernommen werden, falls eine bereits genehmigte Dienstreise aus einem der folgenden nicht vorhersehbaren Gründe abgesagt oder abgebrochen werden muss:

  • Benennung der Region als Krisengebiet durch das RKI
  • veränderte Einreisebestimmungen anderer Länder und ähnliche Vorsichtsmaßnahmen anderer Behörden
  • aufgrund der Gefährdungslage abgesagte Veranstaltungen.

Aus den Mitteln der Hochschule können lediglich die Ausgaben zurückerstattet werden, die nicht durch Stornierung vom Anbieter der Leistung zurückgefordert werden können. Voraussetzung für eine Übernahme der Kosten ist daher, dass Sie sich nachweisbar schriftlich um Erstattung der Aufwendungen bemüht haben, Ihre Buchungen / Tickets zurückzugeben oder zu stornieren.

Die Kosten für stornierte Aufwendungen trägt die jeweilige Kostenstelle. Sollte Unsicherheit darüber bestehen, ob ein Drittmittelgeber eine Abrechnung akzeptiert, ist dies im Vorfeld ggf. unter Einbeziehung der Finanzabteilung oder unmittelbar mit dem Drittmittelgeber zu klären.

Die Erstattung von Auslagen aus anderen Gründen, die zum Nichtantritt der Dienstreise geführt haben und die die Berechtigten nicht zu vertreten haben, bleibt unberührt.

Sollten weitere oder besondere Fragen im Zusammenhang mit Dienstreisen und Exkursionen bestehen, steht Ihnen die Personalabteilung unter personal (at) hs-mainz.de gerne zur Verfügung.

Wichtig für Studierende:
Stornogebühren oder andere Aufwendungen, die Studierenden anlässlich der Nichtausführung oder dem Abbruch von Exkursionen entstehen, können nicht von der Hochschule Mainz erstattet werden.

Im Krankheitsfall

Mitarbeitende sind dienst- und arbeitsunfähig erkrankt und erhalten nach den einschlägigen Vorschriften Entgeltfortzahlung bzw. Dienstbezüge. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist entsprechend der normalen Gepflogenheiten vorzulegen.

Sie sind als dienst- bzw. arbeitsunfähig zu behandeln und dürfen nicht zum Dienst erscheinen, bis eine eindeutige Diagnose möglich ist. Diese Mitarbeitenden haben sich umgehend an den Hausarzt bzw. den ärztlichen Bereitschaftsdienst zu wenden, wobei das Erfordernis eines ärztlichen Attests bei mehr als drei Tagen dienst- oder Arbeitsunfähigkeit fortgesetzt gilt.
Für Mitarbeitende, die sich innerhalb der letzten 14 Tage vor Wiederaufnahme der Tätigkeit in einem Risikogebiet befunden haben, ist ein Ausschluss vom Dienst nicht geboten. Es besteht jedoch die Pflicht, nach der Rückkehr umgehend die Task-Force Corona zu informieren.

In Fällen einer bloßen ärztlichen Empfehlung, den Arbeitsplatz nicht aufzusuchen, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung gemäß § 29 Abs. 1 TV-L. Bis zu drei Tage können jedoch vom Arbeitgeber als bezahlte Freistellung gewährt werden.

Mitarbeitende in Quarantäne (In- und Ausland) gemäß § 30 Infektionsschutzgesetz (IfSG) sind uns bisher nicht bekannt. Für Beamte wird hier Sonderurlaub unter Fortzahlung der Bezüge gewährt, für Beschäftigte gelten Sondervorschriften, die einen Erstattungsanspruch nach § 56 IfSG vorsehen.

Gleiches gilt für Mitarbeitende, die aufgrund sicherheitsbehördlicher Anordnungen nicht die Rückreise antreten können.

Urlaub

Grundsätzlich ist der Urlaub zu nehmen, auch wenn beispielsweise eine Urlaubsreise storniert wurde. Ob im konkreten Einzelfall ein dienstliches Interesse an einer Rücknahme des Urlaubs besteht, müssen Sie mit dem/der Vorgesetzten erörtern und die Personalabteilung informieren (arbeitzeitkonto@hs-mainz.de). Im Regelfall sollte einer Rücknahme des Urlaubs nichts entgegenstehen.